Qu'est-ce que le flex office et comment le mettre en place ?

Le flex office s'est généralisé en France depuis la crise sanitaire : 8 % des salariés de bureaux le pratiquaient avant 2020, ils sont 26 % en 2024, avec une projection à 40 % d'ici 2026. Mais depuis fin 2025, un mouvement inverse s'installe dans plusieurs grands groupes : Ubisoft, Société Générale, Free ou Air France durcissent leurs politiques de présence au bureau. Cette tension entre mutualisation des postes et retour imposé sur site change la donne pour une entreprise qui envisage le passage à une telle organisation aujourd'hui.

Qu’est- ce que le flex office ? Définition

La définition de flex office fonctionne par opposition au principe de bureau attitré. Avec ce type d’organisation, les salariés ne possèdent pas de poste fixe. Ils peuvent ainsi changer de place chaque jour selon leurs besoins et leur présence ou non sur site.

Attention toutefois à ne pas confondre cette pratique avec le desk sharing ; celui-ci consiste à organiser le partage d’un même post entre plusieurs personnes selon un planning fixe. Le flex office va plus loin en permettant un changement de place chaque jour parmi l’ensemble des places disponibles.

Cette mutualisation se construit à partir d'une mesure : le taux d'occupation réel des bureaux, relevé heure par heure et non estimé à partir des effectifs théoriques. Les études les plus récentes situent ce taux à 35 % en moyenne, avec un pic à 63 % le mardi, jour de présence le plus dense dans la majorité des entreprises françaises. Un poste fixe classique, lui, n'affiche qu'un taux d'occupation de 40 à 60 %, réunions et déplacements compris.

• C'est à partir de ce taux d'occupation que se calcule le rapport entre le nombre de postes disponibles et le nombre de salariés, qui porte un nom précis : le taux de foisonnement, ou ratio de flex. En France, le ratio moyen observé se situe autour de 7 postes pour 10 salariés, avec un écart marqué entre secteur privé (5 à 6 pour 10) et administration (8 à 9 pour 10).

Pourquoi les entreprises adoptent-elles cette organisation ?

Trois moteurs expliquent l’adoption rapide des bureaux en flex office par les entreprises :

• Le coût du poste de travail : un poste coûte en moyenne 11 000 euros par an en France, loyer, charges, énergie et maintenance compris (et la facture grimpe à 14 000 ou 17 000 euros à Paris). Réduire le ratio de postes de 1,0 à 0,7 pour 200 salariés représente 60 postes en moins à financer. Pour les entreprises ayant un bureau en location, cette baisse de ratio se traduit concrètement au renouvellement du bail, avec une surface renégociée à la baisse.
• La généralisation du travail hybride : une entreprise qui autorise deux ou trois jours de télétravail hebdomadaires voit mécaniquement chuter son taux de présence sur site, et maintenir un poste attribué par salarié revient à payer pour des mètres carrés vides la moitié du temps.
• La perception des salariés : une étude JLL relève que 84 % des salariés en flex office se déclarent satisfaits de leur environnement de travail, contre 48 % dans les entreprises restées au bureau attribué.

Mettre en place le flex office dans ses bureaux étape par étape

La bascule vers le flex office échoue souvent sur la méthode. Les entreprises qui sautent l'étape de diagnostic ou improvisent la communication interne retrouvent souvent ce que les praticiens appellent « l'effet camping » : des collaborateurs qui posent leurs affaires sur un bureau dès le matin pour se réserver une place, ce qui annule l'intérêt même de la mutualisation.

Diagnostiquer les usages avant de dimensionner les espaces

Avant tout aménagement, il s'agit de mesurer les taux d'occupation réels par service et par créneau horaire, pas de les estimer à partir des effectifs théoriques. Un service commercial en déplacement permanent affiche par exemple des usages très différents d'une équipe R&D en poste fixe.

Informer et consulter les représentants du personnel

Dans les entreprises de plus de 50 salariés, le passage au flex office constitue une modification de l'organisation du travail, ce qui déclenche une obligation d'information-consultation du CSE (article L2312-8) : motifs du projet, aménagement envisagé, impact sur les conditions de travail et calendrier prévisionnel. Le CSE dispose d'un mois pour rendre son avis, porté à deux mois s'il fait appel à un expert (dont le coût reste pris en charge à 80 % par l'employeur).

Comment fixer un ratio de postes adapté à l'entreprise ?

Le ratio de flex se calcule à partir des données de présence propres à l'entreprise, plutôt que d'une moyenne sectorielle appliquée telle quelle. Un ratio de 0,7 constitue un point de départ raisonnable pour la majorité des organisations tertiaires, à ajuster selon le taux de télétravail réel, la saisonnalité de l'activité et le nombre de déplacements propres à chaque service. Des logiciels comme m-work ou Deskare permettent de suivre ces données de réservation en continu, plutôt que de recalculer le ratio à intervalles fixes.

Concevoir des espaces différents selon les usages

Le flex office implique davantage que des rangées de bureaux identiques. Un aménagement efficace distingue les zones de concentration silencieuse, les espaces collaboratifs pour le travail d'équipe, les salles de réunion réservables et des zones informelles pour les échanges courts.

Accompagner le changement avant et pendant la transition

Une phase pilote sur un ou deux services, menée en amont de la généralisation, permet de tester le ratio, le système de réservation et l'aménagement à petite échelle. La communication interne doit expliquer le fonctionnement concret (casiers, réservation, règles d'usage) dès l'annonce du projet, en amont du déménagement.

Pourquoi ajuster le dispositif après les premiers retours terrain ?

Le ratio fixé au lancement reste provisoire. Les entreprises les plus abouties révisent leur dispositif après trois à six mois d'usage, en croisant les données de réservation avec les retours des équipes. Cette étape est d’autant plus importante depuis que la tendance s'inverse dans certaines organisations : un flex office calibré pour un taux de présence de 60 % atteint ses limites à 80 %, ce qui impose de revoir le ratio, la diversité des espaces et les règles d'occupation en conséquence.  

Des bureaux en flex office, est-ce adapté à toutes les entreprises ?

Le modèle convient mal aux organisations où la présence physique reste continue et nécessite du matériel fixe difficile à déplacer. À l'inverse, les activités déjà nomades par nature (cabinets d'avocats, consultants en clientèle) s'y adaptent sans effort, la mutualisation prolongeant simplement un fonctionnement existant plutôt que de l'imposer.